Análisis de lalectura: “El inventario de recursos de información como herramienta de laauditoría de información”

Como se havenido estudiando, la auditoría de la información es una herramientafundamental para toda empresa, ya que les ayuda a mejorar tanto en los procesosde las actividades diarias, como a gestionar la información y el conocimiento.

En la lecturase nos habla sobre lo importante que es auditar los recursos y flujos deinformación, tanto en información tácita (es la información que esta, pordecirlo de alguna manera procesada, como documentos, libros, medioselectrónicos, etc.) y la intangible (esla información que esta pero que es muy difícil de transmitirla a los demás, yaque es el conocimiento que va de una persona a otra). Así mismo la auditoríaque se realice podrá de ser de dos tipos, ya sea global que es la que comprendetoda la organización en su totalidad o parcial que es la que se realiza en unproceso o proyecto determinado de la organización. Siempre encaminado deacuerdo a los objetivos y metas que se ha propuesto la empresa desde susinicios.

õ Perspectivas de aplicación

La auditoría de la información se viene aplicandodesde los años 1980 en el ámbito de la bibliotecología, ya en el año 1990 losestudios se relacionan con la gestión de la información y del conocimiento enlas organizaciones. Y actualmente, se ha visto el auge que ha tenido la AI enlas nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC’S).

Así mismo,distintos autores indican que para la auditoria de la información existenvarias fases, por ejemplo Henczel (2001)propone 7 fases, Orna (1999)establece 4 etapas, Buchanan yGibb (1997) proponen el modelo de integración queestá compuesto por 5 pasos, Burk yHorton (1988) establecen 4 fases.

Sin embargo, se dice que independientementede las etapas o fases que se proponen todas de ellas tienen tres aspectos encomún:
1. Debe llevarse a cabo en el marco de unainiciativa de la organización, relacionada con los procesos estratégicos de lamisma, con un compromiso de estudio y mejora continua.
2. Se fundamenta en la elaboración, tratamientoy análisis de datos sobre recursos de información, su utilización y su impactoen las actividades de la organización.
3. Lo anterior se debe plasmar en forma de memoria, recomendación, o informe.

Cabe mencionar quepara el desarrollo de la AI se deben utilizar diversas herramientas y técnicascomo la entrevista, los cuestionarios, los grupos de enfoque, la observación deactividades, entre otros.

õ Productos de la Auditoría de la Información

-Inventario deinformación: Es laherramienta fundamental para la auditoría de información. Los procesos de tomade datos alimentan el inventario; los procesos de análisis consideran los datosincluidos en el mismo.

-Mapa de información:muestra una imagen del estado real, en unmomento dado, de los procesos y flujos de información, con indicación expresade las personas o grupos de personas que participan en los mismos.

-Memoria o informefinal: síntesisfinal del proceso de auditoría y contiene un estado de los recursos deinformación, de su utilización, de los flujos de información detectados y delas recomendaciones necesarias para llevar a cabo una gestión estratégica de lainformación en el marco de la organización.

õ Inventariode recursos de información

Enrelación con la auditoría de la información y el inventario de recursos de informaciónes importante mencionar que este es una herramienta fundamental ya que influiráen gran medida en los resultados de la auditoría.

Muchosautores durante varios años han propuesto diferentes modelos para laimplementación de los inventarios de recursos de información, sin embargo meparece que todos tienen un fin común que es servir de apoyo para la AI paraluego satisfacer las necesidades de los usuarios, como se mencionaba en lalectura losobjetos de registro detallado a contemplar serán los procesos, los usuarios deinformación, los centros de contenido, los satélites de contenido y lospropietarios del contenido.

Referencia

Tramullas, Jesús. “El inventario de recursos de información comoherramienta de la auditoría de información”. En: El profesional de lainformación, 2003, julio-agosto, v. 12, n. 4, pp. 256-260.